電子表單常見問題

Q1 :你好,我是新進同仁,請問我需要電子表單的帳號嗎?
A :

  1. 中央大學的新進同仁
    • →在您到職時,需要由一位現任職員(即其它有電子表單帳號的同仁)
      幫您跑到職通知單 (專任助理可能還需要跑約用申請表)
      當流程經過一級主管同意後,同號即會被建立起來。
  2. 若您有其它特殊原因,不需要跑到職通知單但需要使用到電子表單系統
    • →則需要聯絡人事室,洽詢電子表單人事資料的相關業務負責人。

Q2 :你好,我幫同仁跑報到流程,但帳號為什麼還沒建立?
A :

  1. 是否確定有跑電子流程
    • →部份人員跑的是紙本流程,但卻沒有跑電子流程
  2. 流程是否已跑到一級主管
    • →目前(2010/10/21)為止,報到流程需要一級主管簽核同意後,帳號才會被建立起來
      →在建立帳號後的任何關卡,若是被退回,則帳號又會自動被關閉
  3. 如何查到是否已跑完一級主管
    • →需要由表單的建立人員,進入電子表單後,使用流程作業流程追蹤功能,即可查到目前流程進行到那個關卡。

Q3 :你好,為什麼我無法填寫薪額?
A :

    在填寫到職單時,到職人角色分類共有分為五種
    除了契僱人員外,其它四種都不能手動輸入薪額
    這四類的人員需要先填寫專任助理約用申請表,或是教師簽聘案
    然後在畫面的右上角,有「從專任助理約用表帶入資料」或是「由教師簽聘案帶入資料」
    點選後,即會把約用申請表或是教師簽聘案內的薪額,直接帶入。

Q4 :請問我為什麼沒辦法使用電子表單請暑假?
A : 可能是在寒暑假的禁休期限內。例如暑假開始前一週,暑假結束後一週,都是無法休暑假的。

Q5 :請問我的電子表單為甚麼一直出現請先設定請假事件日期?
A : 如果您的假別有請到基本假,例如特休、慰勞假等 因為這些假別是需要另一個設定檔,而系統找不到您的設定檔,因此會一直出現這些訊息可以請人事室的相關人員幫您確認一下,假別的基本檔是否有設定。

Q6 :請問我要補修時,需要注意哪些事項?
A : 您需要注意是否有超過補休期限,如果超過的話,將無法拿來補休

Q7 :請問為什麼我的請假單無法銷假?
A : 請先使用流程追蹤功能,確認該筆表單已處於結案的狀況,結案的表單才能銷案如果未結案,請先查出目前的處理人員是誰,請該人員退回後,再把表單放棄,即可達到放棄請假單的功用。

Q8 :請問我已確定該表單已結案,但是請假銷案單內看不到該筆請假資料,以致於無
法銷案,該怎麼辦呢?
A : 如果有確定該請假單已完成,而且非放棄的狀態,則大部份是超過可銷假
時間,目前的請假單可銷假時間為 90 天,也就是如果你的請假單是 2011/03/01請的,則
要在2011/03/01 + 90 之內啟動銷案流程,否則將看不到可以銷假的請假單。

Q9 :請問我的結案會簽時,一直出現未達完成條件,Update P2K失敗?
A :

    請您確認一下是否同一天有請過二次假
    在電子表單內,同一日請二次假是沒問題的
    →例如上午8:00~9:00
    下午 16:00~17:00再請一次假,而通常會這樣請,都是用加班補休來請
    不過電子表單內的資料,最終都會寫到人事室P2K系統,而P2K是不允許這種資料寫入的,因
    此在Update P2K時,就會發生錯誤故請儘量減少同一日,請二次電子表單的情況
    →解決辦法→萬一真的不得已,需要這樣請,必需請管理者,把前一筆資料手動處理
    掉,這筆後來的資料才有辦法寫入。

Q10 :請問我按計算請假時數,但是系統為什麼不會計算?
A :

    請確認該日期範圍內是否有其它的衝突,例如已有其它請假單,出差單、出國
    單,可從畫面內的「是否時間衝突」去查得。

Q11 :請問我的娩假會跨年,但是系統為什麼不讓我請跨年?
A :

    娩假的部份,不能拆開來請,需一次請足,系統會自動判斷是否符合跨年拆單
    的原則,若是不符合,則會出現如圖的警告訊息。
    →例如:使用者的請假截止時間是到12/30,但事實上,12/31才是一年的結束,因此系
    統認為沒有請假請到12/31,是無法拆單的(即使12/31如果是假日,也必需要請
    到12/31),同樣的,另一張假單,就必需要從隔年的1/1開始請,則系統會去自動
    計算二張表單的關連,是否有符合娩假的請假規則。

Q12 :請問我該如何設定代理人?
A :

  1. 登入電子表單後,請按右上按的代理人設定
  2. 在此頁面上,可以選擇「單一人員代理」或是「依規則代理單一人員代理:指所有表單,均送給某一個人員做代理依規則代理:表單會依條件來指定代理人
  3. 選擇「依規則代理」,按下新增後,即可新增一個條件
  4. 「多動代理人設定」當按下新增後,即可新增不同的條件,依不同的條件決定代理人為誰,目前共可使用以下的條件來決定代理人
  5.     專案名稱
        流程名稱
        職務名稱
        部門名稱
        工作主題
        啟動者部門
        送出者姓名
        啟動者職務
        啟動者姓名
        工作送達時間
        其它

        例如
        請假單,都送給administrator簽核,則可以依以下的方式來設定

  6. 若是不知道等於、包含….,到底有那些項目可用,則可以點選「協助」鈕,即可彈出選項供選擇
  7.     注意:專案名稱最後面的V1.XXXX會在每次專案有異動後,跟著改變,因此請避免使
        用專案名稱例如
        專案名稱 等於 請假申請V1.2_20100816
        此設定需要避免,儘量使用
        專案名稱 包含 請假申請
        來取代

Q13 : 請問電子表單的登入帳號、密碼為何?
A : 表單的帳號,預設為身份證字號,去掉第二、三、十碼
    例如:
    A123456789,其帳號即為 A345678
    而密碼,則是預設為身份證字號

Q 14:請問我要啟動一張表單,但是我不知道該如何開始?
A:

  1. 您需要先登入電子表單系統,目前提供由Portal連過來(Portal連接電子表單圖檔),或是由電子表單本身的入口連接過來(電子表單系統入口.jpg )
  2. 點選流程作業啟動流程 (如下圖所示)
    這邊可以看到您可以啟動的流程有那些
    以啟動出國申請單為例,即點選[出國申請 V 1.2_20090416]裡面的[出國申請流程]
  3. 輸入工作主題與是否開始追蹤
  4. 依表單內容填寫出國相關資料

Q 15:請問啟動表單時,職務、工作主題、優先權、是否追蹤,該如何填寫?
A:請參照此網址

Q 16:請問我在流程追蹤內為什找不到填過的表單?
A:請參照此網址

Q 17:請問我該如何使用表單內的夾檔元件?
A:請參照此網址

Q 18:請問我在列印表單時,為什麼都列成六頁?
A:請參照此網址

Q 19:請問我的電子表單內的校內分機或email不正確,該怎麼辦?
A:請參照此網址

Q 20:我送出的表單,我怎麼知道現在送到誰那邊了,在那裡可以查得到?
A:請參照此網址

Q 21:請問我該如何修改我的登入密碼?
A:請您到portal上進行修改

Q 22:請問我的流程送出後才發現有資料填寫錯誤,乾怎麼辦?
A:請您使用流程追踨,查出目前是那個用者在簽核 請該使用者退回

Q 23:流程追蹤明明看到該表單已經結案,為什麼被告知沒有送出表表單?
A:請參照此網址

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